Avant de rêver maquettes Figma, animations qui glissent et KPI qui explosent, il y a un document beaucoup moins sexy… mais absolument vital : le document d’expression de besoins.

C’est lui qui pose les bases de votre projet digital, aligne toutes les parties prenantes et évite les mauvaises surprises en cours de route. Une information manquante au départ peut, très concrètement, mettre en péril tout le projet : dérive de budget, retard, tensions internes, performances en berne…

Dans cet article, on vous explique pourquoi ce document est votre meilleure assurance-vie projet, on vous partage un modèle complet (prêt à l’emploi) et on vous montre comment Tuesday peut vous accompagner dans sa rédaction.

 

Sommaire

• Résumé des points clés
• Contexte : pourquoi l’expression de besoins est critique
• Objectifs d’un document d’expression de besoins digital
• Modèle de document d’expression de besoins pour un projet digital
• Analyse et analogie avec les services de Tuesday
• Questions / réponses fréquentes sur l’expression de besoins
• Conclusion et perspectives

 

Résumé des points clés

Si vous n’avez que quelques minutes, retenez ceci :

• L’expression de besoins est la première pierre de votre projet digital : tout le reste repose dessus.
• C’est un document différent d’un cahier des charges : on se concentre sur le « quoi » et le « pourquoi », pas encore sur le « comment ».
• Une information manquante au départ peut provoquer dérives de coût, retards, choix techniques inadaptés… voire l’échec du projet.
• Notre modèle structuré en 15 parties permet de cadrer votre projet (site web, application, plateforme) de façon claire et partageable.
• Ce document est vivant : il se met à jour au fil des ateliers, interviews et arbitrages internes.
• Tuesday accompagne ses clients dans la rédaction, l’animation des ateliers et la traduction de l’expression de besoins en backlog, specs et roadmap.

 

Contexte : pourquoi l’expression de besoins est critique

Un projet digital qui démarre « direct en maquettes » ou « direct en dev » a toutes les chances de se transformer en parcours du combattant. C’est un peu comme construire un immeuble en démarrant par choisir la couleur des volets.

L’expression de besoins permet de :

• Clarifier ce que l’on veut vraiment obtenir (résultats business, usages, expériences).
• Aligner les équipes internes (marketing, IT, direction, métiers, RH, etc.).
• Donner aux agences / prestataires une base solide pour chiffrer, proposer, concevoir.
• Réduire les risques de malentendus qui mènent aux fameux « ce n’est pas ce qu’on avait demandé ».

 

Question : un simple cahier des charges ne suffit-il pas ?

Réponse : pas vraiment. Le cahier des charges est souvent plus technique et détaillé. L’expression de besoins arrive en amont : elle pose la vision, les objectifs, les utilisateurs, le contexte, les contraintes. Sans cette étape, le cahier des charges se construit sur des suppositions, voire sur l’avis de la dernière personne qui a parlé en réunion.

 

Objectifs d’un document d’expression de besoins digital

Un document d’expression de besoins bien conçu doit répondre à plusieurs objectifs clés.

 

1. Clarifier la vision et le périmètre

À quoi doit servir ce site, cette application, cette plateforme dans 6, 12, 36 mois ? L’expression de besoins permet de poser noir sur blanc :

• Les enjeux business (visibilité, acquisition, conversion, fidélisation, rationalisation interne, etc.).
• Le périmètre fonctionnel cible (ce qu’on fait maintenant vs plus tard).
• Les limites : ce qu’on ne fera pas (au moins au départ).

 

2. Aligner les parties prenantes

Marketing, Direction, DSI, équipes métiers… chacun arrive avec sa vision du besoin. L’expression de besoins est un espace commun où l’on :

• Recueille les attentes de tous.
• Arbitre et priorise.
• Valide une vision partagée avant de partir en consultation ou en conception.

 

3. Sécuriser budget et planning

Plus les besoins sont clairs, plus les chiffrages sont fiables. Ce document permet de :

• Limiter les surcoûts liés aux « ah au fait, on a aussi besoin de… » en cours de projet.
• Identifier tôt les contraintes techniques, règlementaires et organisationnelles.
• Organiser la montée en charge des équipes (internes et externes).

 

4. Préparer le terrain pour l’UX, le design et la technique

Pour une agence comme Tuesday, une bonne expression de besoins est un tremplin :

• Les personas, cas d’usage et objectifs guident les ateliers UX.
• Le périmètre fonctionnel et les contraintes techniques alimentent l’architecture technique.
• Les objectifs business nourrissent le SEO, le suivi de performance, le design des parcours.

 

Question : à quel moment faut-il rédiger l’expression de besoins ?

Réponse : le plus tôt possible. Idéalement avant de consulter une agence ou un prestataire, et avec les parties prenantes clés autour de la table. Il pourra ensuite être enrichi au fur et à mesure, notamment lors des ateliers de cadrage.

 

Modèle de document d’expression de besoins pour un projet digital

Pour vous aider, voici un modèle complet de document d’expression de besoins. Vous pouvez le reprendre tel quel, l’adapter ou l’utiliser comme trame pour vos ateliers internes.

 

Modèle de document d’expression de besoins pour un projet digital

Ce modèle de document vise à cadrer un projet digital (création de site web, application ou plateforme) en recensant les besoins et attentes du commanditaire avant la rédaction d’un cahier des charges. Il fournit une structure claire et des indications de contenu pour chaque section afin de faciliter la communication entre la maîtrise d’ouvrage et les parties prenantes.

1. Identification du projet

• Nom du projet et référence : précisez le nom de code ou titre du projet, la date de création et la version du document pour le suivi.
• Commanditaire : indiquez l’entreprise ou l’organisation à l’origine du projet, les coordonnées du responsable et les personnes de contact principales.
• Statut du document : précisez s’il s’agit d’une version initiale, d’une mise à jour ou d’une version validée.

2. Présentation et contexte

• Présentation de l’organisation : décrivez brièvement l’entreprise (domaine d’activité, historique, organisation, valeurs) pour situer le projet dans son environnement.
• Contexte et origines du projet : expliquez pourquoi le projet est lancé (problème à résoudre, opportunité identifiée, refonte ou nouveau service). Décrivez l’existant (outils et solutions en place, leurs limites) et les motivations qui conduisent à ce projet.
• Vision : résumez la vision globale du projet (ce que l’organisation souhaite accomplir à long terme avec cette initiative).

3. Objectifs du projet

• Objectifs généraux : décrivez la finalité du projet en termes de résultats attendus (ex. : accroître la visibilité, offrir un nouveau service, améliorer l’efficacité interne).
• Objectifs spécifiques et indicateurs : énumérez les objectifs mesurables (ex. : nombre d’utilisateurs, taux de conversion, chiffre d’affaires) et les indicateurs qui serviront à évaluer la réussite.
• Hypothèses et contraintes : mentionnez les hypothèses de base (budgets, technologies, disponibilité des équipes) et les contraintes connues (délais, réglementations).

4. Utilisateurs et personas

• Segmentation des utilisateurs : identifiez les catégories d’utilisateurs (clients finaux, administrateurs internes, partenaires). Pour chacun, décrivez les caractéristiques importantes (profil socio-démographique, motivations, attentes).
• Personas : créez des portraits types d’utilisateurs afin de mieux comprendre leurs besoins et comportements. Indiquez pour chaque persona ses objectifs, ses frustrations et les solutions qu’il recherche.
• Cas d’usage : décrivez les scénarios d’utilisation que chaque persona souhaiterait accomplir avec la solution (par exemple : s’inscrire, acheter un produit, consulter des données). Ces cas d’usage serviront à définir les fonctionnalités.

5. Analyse de la concurrence et inspirations

• État du marché : présentez les concurrents directs et indirects ainsi que les solutions existantes. Décrivez ce qui fonctionne bien ou moins bien chez eux (ergonomie, design, fonctionnalités).
• Références et bonnes pratiques : listez des sites ou applications inspirants. Précisez les éléments que vous souhaiteriez reproduire (expérience utilisateur, identité visuelle, modèles économiques).

6. Périmètre fonctionnel et non fonctionnel

6.1 Fonctionnalités prioritaires

• Fonctionnalités essentielles : énumérez les fonctionnalités indispensables que la solution doit proposer dès sa première version. Chaque fonctionnalité peut être numérotée pour faciliter la référence (par exemple : création de compte, catalogue de produits, personnalisation de contenus).
• Fonctionnalités optionnelles / évolutions : identifiez les fonctionnalités qui pourraient être ajoutées dans des versions futures. Séparez les options à court terme des évolutions à plus long terme.
• Fonctionnalités d’administration : listez les besoins spécifiques des administrateurs ou des équipes internes (gestion des utilisateurs, gestion des contenus, reporting).

6.2 Cas d’usage et priorisation

• Liste des cas d’usage : détaillez les interactions clés entre les personas et la solution, exprimées en langage simple. Classez-les par ordre de priorité (essentiel, important, optionnel).
• Traduction en fonctionnalités : pour chaque cas d’usage, indiquez les fonctionnalités nécessaires afin que l’équipe de développement sache ce qu’il faut implémenter.

6.3 Besoins non fonctionnels et contraintes techniques

• Performances et disponibilité : définissez les exigences en matière de temps de réponse, de capacité de charge et de disponibilité du service.
• Compatibilité et plateformes : précisez les supports et environnements (desktop, mobile, tablettes), les navigateurs et systèmes d’exploitation, ainsi que la nécessité éventuelle de multi-langues ou d’accessibilité renforcée.
• Intégrations et interconnexions : listez les outils et services (ERP, CRM, solutions de paiement, API externes) avec lesquels la solution devra communiquer.
• Sécurité et conformité : mentionnez les exigences de sécurité (authentification, gestion des données sensibles, chiffrement) et les contraintes réglementaires (protection des données personnelles, normes d’accessibilité, obligations légales spécifiques à votre secteur).
• Contraintes organisationnelles : indiquez les limitations liées aux équipes (compétences, disponibilités) ou aux infrastructures existantes.

7. Design et expérience utilisateur

• Besoins graphiques : précisez si une charte graphique existe (logo, couleurs, typographies) et quels éléments graphiques sont fournis ou nécessaires (images, icônes, wireframes). Indiquez les inspirations de design souhaitées.
• Arborescence et navigation : décrivez la structure envisagée du site ou de l’application (pages, menus, parcours utilisateurs). Ajoutez des schémas ou des maquettes si possible.
• Accessibilité et ergonomie : précisez les attentes en matière d’accessibilité (normes WCAG/RGAA), d’ergonomie et de convivialité. Indiquez comment la solution doit répondre aux besoins de tous les utilisateurs, y compris les personnes en situation de handicap.

8. Ressources, livrables et prestations annexes

• Livrables attendus : listez les livrables à produire (code source, documentation technique et utilisateur, maquettes graphiques, prototypes interactifs, rapports de test, guides de formation).
• Prestations complémentaires : indiquez les services supplémentaires souhaités (hébergement, maintenance, infogérance, SEO/SEA, marketing digital, traduction, formation des utilisateurs).
• Matériel et ressources fournies : mentionnez les contenus, médias ou API que l’entreprise fournit pour la réalisation (logos, textes, vidéos, accès techniques).

9. Organisation et gouvernance du projet

• Parties prenantes : identifiez les acteurs impliqués (commanditaire, chef de projet, équipes internes, prestataires, partenaires externes). Mentionnez leurs rôles et responsabilités.
• Mécanismes de pilotage : décrivez la gouvernance du projet : fréquence des réunions de suivi, instances de décision, outils de gestion de projet utilisés (tableaux de bord, plateformes collaboratives). Vous pouvez formaliser une matrice RACI pour clarifier les responsabilités.
• Communication : précisez les canaux et la cadence de communication (réunions régulières, comptes-rendus, rapports d’avancement). Assurez-vous que toutes les parties prenantes sont informées en continu.

10. Budget et financement

• Budget estimatif : indiquez une fourchette de budget ou l’enveloppe financière allouée. Mentionnez si ce montant est flexible ou strict.
• Conditions de financement : détaillez les modalités de paiement (phases de facturation, acomptes, financements externes) et les limites financières à respecter.
• Ajustements possibles : expliquez comment des ajustements budgétaires pourront être discutés en fonction des arbitrages entre fonctionnalités et contraintes techniques.

11. Planning prévisionnel et jalons

• Planning global : précisez les dates clés (lancement du projet, début du développement, phases de tests, mise en ligne). Indiquez les marges de manœuvre ou les contraintes de calendrier.
• Jalons intermédiaires : découpez le projet en phases (cadrage, conception, développement, tests, validation, déploiement) et attribuez des dates ou des périodes à chacune de ces étapes.
• Maintenance et évolutions : mentionnez les actions prévues après la mise en production (maintenance corrective, évolutive, support utilisateur) et planifiez éventuellement des versions ultérieures.

12. Risques, contraintes et opportunités

• Contraintes : listez les contraintes majeures identifiées (techniques, réglementaires, organisationnelles, temporelles).
• Risques : identifiez les risques susceptibles d’affecter le projet (manque de ressources, dépendances technologiques, évolutions réglementaires) et indiquez des mesures de mitigation.
• Opportunités : mettez en avant les bénéfices et les opportunités (innovation, amélioration de l’image, gains financiers) pour sensibiliser les parties prenantes et renforcer l’adhésion au projet.

13. Critères d’acceptation et indicateurs de performance

• Critères de validation : définissez les conditions qui devront être remplies pour que le projet soit considéré comme terminé avec succès (respect des fonctionnalités clés, conformité aux normes, performance et ergonomie). Décrivez le processus de validation et le niveau d’approbation requis.
• Indicateurs de performance : précisez les KPIs (taux de satisfaction utilisateur, taux de conversion, disponibilité du système, etc.) qui seront utilisés pour mesurer les résultats et piloter l’amélioration continue.

14. Annexes et références

• Glossaire : fournissez un lexique des termes techniques et spécifiques au projet pour éviter les ambiguïtés. Expliquez les acronymes et expressions utilisés dans le document.
• Documentation complémentaire : ajoutez des documents ou schémas utiles (diagrammes d’architecture, maquettes, analyses techniques, comptes rendus d’ateliers).
• Normes et réglementations : listez les textes légaux et normatifs à respecter (règlement général sur la protection des données, normes d’accessibilité, standards de sécurité).

15. Conseils de rédaction

• Clarté et concision : le document doit être lisible et synthétique. Evitez les termes trop techniques ou, si vous devez les utiliser, définissez-les dans le glossaire.
• Focus sur le « quoi » plutôt que le « comment » : décrivez les besoins sans détailler la solution technique. Gardez le champ des solutions ouvert pour permettre aux prestataires de proposer des approches adaptées.
• Implication des parties prenantes : recueillez les besoins auprès des différents acteurs (ateliers, interviews, questionnaires) et validez le document de manière collaborative pour garantir une vision commune.
• Evolution continue : mettez à jour l’expression de besoins dès que les attentes ou les contraintes évoluent afin de rester aligné avec les objectifs et la réalité du projet.

Ce modèle est conçu pour être adapté à la spécificité de chaque projet. Il permet de structurer les informations essentielles et de faciliter la collaboration entre les acteurs impliqués afin de démarrer un projet digital sur des bases solides.

 

Analyse et analogie avec les services de Tuesday

Chez Tuesday, ce modèle n’est pas qu’un joli document : c’est un outil de travail au quotidien. Notre métier, c’est de transformer cette expression de besoins en un projet digital concret, performant, durable… et gérable par vos équipes.

 

1. De l’expression de besoins au backlog projet

À partir de votre document, nous organisons des ateliers de cadrage pour :

• Valider les objectifs business et les KPI prioritaires.
• Clarifier les personas et les cas d’usage clés.
• Transformer les cas d’usage en fonctionnalités et en user stories.
• Constituer un backlog projet priorisé (MVP, phase 2, etc.).

L’idée : faire le lien entre votre langage métier et le langage des designers, développeurs et experts SEO.

 

2. L’intelligence collective au service de vos besoins

• Votre expression de besoins est relue et challengée par des experts de chaque métier.
• On identifie très tôt les risques (techniques, SEO, UX, performance, éco-conception) et les opportunités.
• On vous aide à arbitrer : ce qu’il faut absolument faire maintenant, ce qui peut attendre, ce qui est trop risqué ou trop coûteux.

 

3. Respect, exigence, simplicité : nos garde-fous projet

Trois choses guident notre accompagnement :

• Respect de vos contraintes (budget, planning, organisation interne).
• Exigence sur la qualité (performance, accessibilité, SEO, sécurité, UX).
• Simplicité dans la façon de travailler (langage clair, livrables lisibles, outils partagés).

Un bon document d’expression de besoins est déjà un premier signe de cette exigence partagée.

 

Question : est-ce que Tuesday peut rédiger le document à notre place ?

Réponse : on préfère le faire avec vous plutôt que à votre place. Nous pouvons :

• Préparer la trame et les questions à poser aux parties prenantes.
• Co-animer des ateliers de recueil de besoins (présentiel ou distanciel).
• Structurer et reformuler les informations de façon claire et exploitable.
• Apporter notre regard d’agence pour éviter les angles morts (techniques, UX, SEO, éco-conception…).

Résultat : un document robuste, aligné en interne, et immédiatement exploitable pour lancer ou relancer votre projet.

 

4. Intégrer SEO, accessibilité et éco-conception dès l’expression de besoins

Attendre la fin du projet pour se poser les questions de SEO, d’accessibilité ou d’impact environnemental, c’est trop tard. Dans notre approche, ces sujets apparaissent dès le document d’expression de besoins :

• Définition des objectifs SEO (mots-clés, typologies de contenus, zones stratégiques).
• Prise en compte des obligations RGAA / WCAG et des publics concernés.
• Choix ergonomiques et techniques favorables à la performance et à l’éco-conception.

Cela influence les fonctionnalités, les contenus, le design, mais aussi les choix techniques (CMS, architecture, hébergement…).

 

Questions / réponses fréquentes sur l’expression de besoins

 

Question : combien de temps faut-il pour rédiger une expression de besoins ?

Réponse : cela dépend de la complexité du projet et du nombre de parties prenantes. Pour un projet de site B2B « classique », comptez généralement quelques ateliers (demi-journées) et 1 à 3 semaines pour consolider et valider le document. L’important n’est pas de faire vite, mais de faire juste.

 

Question : qui doit être impliqué dans la rédaction ?

Réponse : au minimum, la personne qui porte le projet (marketing, digital, direction), plus les métiers impactés (commercial, relation client, RH, etc.) et, idéalement, un représentant de la DSI ou de l’IT. Tuesday peut vous aider à identifier les bons interlocuteurs et à orchestrer les échanges.

 

Question : sous quel format doit-on travailler ?

Réponse : peu importe l’outil (Google Docs, Word, Notion, etc.), tant que :

• Le document est versionné (on sait qui a modifié quoi, quand).
• Il est accessible à toutes les parties prenantes.
• Il est structuré (comme dans le modèle ci-dessus) pour faciliter la lecture et la mise à jour.

 

Question : l’expression de besoins est-elle figée une fois validée ?

Réponse : non, c’est un document vivant. Il doit évoluer avec :

• Les décisions prises en comité projet.
• Les retours d’atelier, de tests utilisateurs ou de pilotes internes.
• Les contraintes nouvelles (budget, réglementations, priorités business).

L’essentiel est de garder une version « de référence » claire à chaque étape.

 

Conclusion et perspectives

L’expression de besoins est bien plus qu’un document administratif : c’est la première pierre de votre projet digital. C’est elle qui :

• Pose les bonnes questions avant de dépenser le premier euro en design ou en développement.
• Aligne les équipes internes et les partenaires externes.
• Réduit les risques de dérive de budget, de planning et de qualité.
• Crée un socle solide pour bâtir une solution performante, durable et évolutive.

Une information manquante, une contrainte oubliée ou un objectif mal formulé à ce stade peuvent, très concrètement, mettre en péril l’ensemble du projet. C’est pour cela que cette phase mérite du temps, de l’attention… et un accompagnement adapté.

Chez Tuesday, nous aidons nos clients B2B (immobilier, industrie, services, digital…) à :

• Clarifier leurs enjeux et leurs objectifs.
• Structurer et rédiger leur expression de besoins à partir d’ateliers collaboratifs.
• Traduire ce document en roadmap, backlog, maquettes et plan d’action SEO.
• Concevoir et développer des solutions digitales performantes, accessibles et éco-conçues.

Vous préparez une refonte de site, la création d’un extranet, d’une plateforme métier ou d’un outil interne ? Vous ne savez pas par où commencer, ou vous avez peur d’oublier des éléments critiques dans votre expression de besoins ?

Parlons-en. On posera ensemble cette fameuse première pierre – propre, solide et bien alignée – pour que votre projet digital ait toutes les chances de réussir.